Как создать Google документ с открытым доступом?

Организационные шаблоны и формы (Google Документы, Таблицы, формы)

Создание и переименование документов, таблиц и презентаций

Вы можете создавать и переименовывать документы, таблицы и презентации, а также предоставлять к ним доступ другим пользователям прямо на главном экране соответствующего сервиса.

Как создать документ, таблицу или презентацию

Чтобы создать новый документ, таблицу или презентацию, выполните следующие действия:

1. Откройте главный экран Google Документов, Таблиц или Презентаций (в зависимости от типа файла). Например, чтобы создать таблицу, откройте Google Таблицы.
2. Нажмите кнопку + в правом нижнем углу экрана. Откроется новый файл.

Как переименовать документ, таблицу или презентацию

При создании нового файла ему по умолчанию присваивается имя «Без названия». Чтобы переименовать файл, выполните следующие действия:

1. Откройте документ, таблицу или презентацию.
2. Перейдите в меню Файл.
3. Нажмите Переименовать.
4. Введите название файла.
5. Нажмите кнопку ОК.

Создание документа по шаблону

Если вам нужно быстро создать документ, таблицу или презентацию, воспользуйтесь нашей галереей шаблонов. Чтобы применить нужный вариант, нажмите Использовать этот шаблон. Каждый шаблон содержит стандартный текст, который можно заменить своим собственным, а также заранее заданные стили форматирования.

Файл на основе шаблона можно создать прямо из документа, таблицы или презентации Google.

1. Откройте документ, таблицу или презентацию.
2. Войдите в меню Файл.
3. Наведите курсор на пункт Создать и выберите По шаблону.

Более подробную информацию вы найдете в Cправочном центре галереи шаблонов.

Сохранение документов

Сохранять документы Google не нужно! При наличии интернет-подключения мы сохраняем их автоматически, когда вы вносите изменения. Если вы настроите офлайн-доступ, изменения можно будет сохранять и без подключения к Сети.

Как скачать документ

Вы можете в любой момент сохранить копию документа на компьютере.

1. Откройте документ.
2. Войдите в меню Файл.
3. Наведите курсор на пункт Скачать как и выберите один из форматов.
4. Документ в выбранном формате будет сохранен на вашем компьютере.

Загрузка документов на Диск

Вы всегда можете добавить свои документы на Google Диск. Преобразуйте файл в формат Google во время загрузки и работайте над ним из любой точки мира совместно с другими пользователями.

Загрузка документов на Диск

1. Перейдите на страницу drive.google.com.
2. В новом интерфейсе нажмите Создать в верхнем левом углу, затем выберите Загрузить файлы. В классическом интерфейсе нажмите кнопку загрузки и выберите Файлы. в раскрывшемся меню.
3. Выберите документ на компьютере и нажмите Открыть.
4. Чтобы позже отредактировать документ, установите флажок «Преобразовывать документы, презентации, таблицы и рисунки в формат Google Документов».
5. Нажмите Начать загрузку.
6. После загрузки документ будет доступен на Диске или на странице Google Документов docs.google.com (если вы конвертировали его в соответствующий формат).

Поддерживаемые типы файлов

На Google Диск можно загружать документы следующих типов:

canvas.instructure.com

Как создать гугл документ с общим доступом: обзор популярного сервиса от Google

Всем привет! Сегодня мы поговорим о том, как создать гугл документ с общим доступом и почему это важно знать современным вебмастерам, фрилансерам и удаленным сотрудникам.

Создавая информационный сайт(о котором расскажу чуть подробнее в следующих статьях), я прошел несколько халявных курсов, на одном из которых затрагивалась тема оптимизации работы с копирайтерами. Потратив некоторое время на изучение данного вопроса, а так же разобравшись в том, как создать гугл документ (Google Docs) с общим доступом, я принялся за поиски своего первого фрилансера. Как итог, вполне плодотворное сотрудничество и куча отличных статей для моего сайта.

Итак, что же это такое и почему я вдруг решил об этом написать? Давайте подробно разберемся в данном вопросе.

Гугл документы онлайн: плюсы сервиса от Google

Онлайн гугл документы — очень полезный сервис от Google, являющийся неким аналогом Microsoft Word. Зная как, способен значительно облегчить жизнь вебмастеру и фрилансеру.

А вот основные плюсы, которые я выявил за время работы:

• онлайн гугл документы имеют практически идентичные с Microsoft Word интерфейсы, а значит не придется долго разбираться в особенностях работы(у меня на все про все ушло буквально пол часа);
• разобравшись в том, как сделать ссылку на ваш гугл документ, вы сможете открыть общий доступ для нанятого вами фрилансера и проверять ход выполнения заказа прямо в процессе работы;
• приняв и оплатив заказ общий доступ так же легко закрывается от посторонних;
• будучи фрилансером или удаленным сотрудником вы можете с легкостью создать здесь свое резюме и портфолио, а так же поделиться ими с работодателем, который, уверен, будет очень счастлив, ведь ему не придется скачивать кучи файлов;
• используя встроенную функция комментирования вы легко можете попросить исполнителя внести правки и избежите таким образом простоя, возникающего в случае отправки задания на доработку;
• гугл документы предусматривают простую интеграцию статей и таблиц на ваш сайт без необходимости дополнительного редактирования и тем самым экономят кучу времени;
• ну и последний, но не менее значимый — этот сервис абсолютно бесплатный.

Существует еще один достаточно популярный и востребованный сервис от гугл — таблицы (аналог Excel). Подробнее о нем можете прочитать вот в этой статье — гугл документы: таблицы.

Регистрация и начало работы

Для того, чтобы начать создавать google документы или таблицы с общим доступом необходима gmail почта. Если таковая имеется, можете смело переходить к следующему пункту. Если нет, вот вам небольшая инструкция по регистрации:

• Зайдите на страничку поиска от Google и нажмите «Почта». В появившимся окне выберите создать аккаунт:

• И пройдите небольшую регистрацию(в два шага), заполнив необходимые поля:

Когда закончите вас должны будут перекинуть в почтовый ящик. На этом с регистрацией все, можно с чистой совестью приступать к работе.

Создаем гугл документ с общим доступом

А теперь настала пора узнать, как создать Google документ с общим доступом. Не важно, находитесь вы сейчас в почтовом ящике gmail или на страничке с поиском от Google, просто нажмите в правом верхнем углу кнопку в виде 9 небольших квадратиков и в появившимся окне щелкните «Еще»:

У вас раскроется полное меню со всеми вкладками, где смело нажимайте на «Документы»:

Тадааам, вы в документах от Google. Можете посмотреть краткий обзор, подготовленный их сотрудниками. Поможет разобраться с интерфейсом.

Если вам вдруг мало представленных шаблонов, можете нажать на кнопку «Галерея шаблонов» и открыть весь список.

Едем дальше. Смело нажимайте «Пустой файл»:

Прямо сейчас вы находитесь в новом документе. Как видите, внешне он практически точная копия Microsoft Word, да и набор функций в принципе тот же.

Первым делом, создав новый документ, введите его название. Без этого вы не сможете открыть общий доступ к файлу. Впрочем, нажав на кнопку «Настройки доступа» вас все равно попросят это сделать.

Итак, допустим вы наняли фрилансера и хотите, чтобы он работал в заранее созданном вами файле. Для этого понадобится ссылка на гугл документ(или пригласите его, введя адрес почты в специальное поле. Подробности чуть ниже), найти которую можно в настройках доступа:

Здесь можно приглашать людей в документ просто введя их адрес электронной почты(не забудьте дать права для редактирования, нажав на кнопку справа от окошка для ввода почты).

На этом можно было бы и заканчивать, но я хочу показать, где взять ссылку-приглашение и как позаботиться о сохранности файлов. Поэтому, смело нажимайте «Расширенные»:

В расширенных настройках можно запретить редакторам(фрилансерам) добавлять новых пользователей, изменять настройки доступа, скачивать или копировать информацию. Просто отметьте галочками необходимые ограничения в самом низу окошка, прямо под приглашением по электронной почте и все. Чужим дорога в ваш документ закрыта.

Ссылка-приглашение находится сверху. Чтобы выставить уровень доступа (просмотр, комментирование или редактирование) нажмите «Изменить…»:

Открываете доступ для всех, у кого есть ссылка и изменяете с «Просмотр» на «Редактирование» (если хотите просто представить документ на суд общественности — оставляем «просмотр»):

Закончив, не забудьте нажать «Сохранить». На этом с созданием документа от Google с общим доступом, все. Можете скопировать ссылку и отправить ее фрилансеру. Ну, или выложить в свою группу ВК, телеграмм и т.д.

Заключение

Теперь и вы знаете, как создать гугл документ с общим доступом. Надеюсь, эта информация будет вам полезна и значительно облегчит жизнь и общение с фрилансерами. Последним, в свою очередь желаю произвести хорошее впечатление на работодателя. Если же во время работы возникнут трудности – пишите в комментариях, попробуем разобраться совместными усилиями.

На этом, собственно, все. Удачи и до встречи в следующих статьях!

iflife.ru

Советы и хитрости для Google Docs

Google Docs очень хороший сервис по работе с документами для тех — кто хочет редактировать документы в любой точке земного шара, не таская файлы с собой на флешке. В нем есть не мало полезных функций: чего стоит хотя бы доступ сразу нескольких человек из разных точек земного шара, причем работать они могут одновременно. Те у кого есть аккаунт Google — я думаю уже оценили открытие, создание и работу с веб-офисным пакетом Google Docs, но и им будет полезна данная статья. Постараемся сегодня раскрыть некоторые полезные трюки Google Docs:

1. Автономный доступ:

Тем кто считает, что с Google Docs можно работать только при подключенном интернете — вы ошибаетесь, документы могут быть доступны в автономном режиме, просто обновляться на сервере они будут при подключении к интернету. Данная функция позволяет просматривать, создавать новые документы пока у вас отсутствует интернет, а при подключении — все изменения сохранятся на сервере.

Автономный доступ возможен через Google Chrome, а тем кто считает данный браузер плохим скажу — проверьте лишние программы на компьютере, расширения браузера, разные тулбары, возможно именно они виноваты в торможении браузера. Чтобы включить, или проверить включен ли автономный доступ:

• нажмите на шестеренку в правом верхнем углу сайта и откройте Настройки

Автономный доступ Google Docs

• во вкладке «Общие» поставьте галочку на «Оффлайн-доступ» и нажмите «Готово». Чтобы открыть документы без интернета — нужно открывать сайт Google Drive в Chrome

Автономный доступ Google Docs

2. Работа нескольких человек в реальном времени:

В Microsoft Office нет такой совместимости как в Google Docs. Если в офисе от майкрософт вам нужно отредактировать документ и отправить его почтой для доработки другому человеку, причем не факт, что у него подходящая версия офиса, и он сможет понять все формулы. То в Google Docs у всех документы открываются одинаково, обновления все видят в реальном времени, и не нужно ничего пересылать почтой. Достаточно раз дать доступ на редактирование документа или просто его чтение, и все изменения будут видны другим пользователям, или они параллельно с вами смогут его редактировать, и вы в реальном времени будете видеть их комментарии.. Открываем доступ к документу в реальном времени:

выделяем файл, нажимаем на «Открыть доступ к объекту»

Google Docs настроить доступ

Google Docs настроить доступ

Теперь если вы будете редактировать документ и на другом компьютере кто-то откроет данный документ, то он будет видеть одним цветом свой курсор и другим цветом чужой. Наведя на другой курсор — видим фамилию и имя человека редактирующего документ, и все данные которые он введет -будут сразу же вам видны, а если вы введете данные — он тоже их увидит и ему будет видно, что он не один редактирует документ :). Проще говоря — вдвоем веселее и быстрее 🙂

Google Docs настроить доступ

3. Опубликовать документ:

Можно обойтись без предоставления доступа каждому человеку в отдельности, и опубликовать документ в интернете. Пару щелчков мыши и у вас есть ссылка в интернете, с помощью которой любой человек сможет открыть данный документ из любой точки земного шара. Возможно вы просто ссылку вставите у себя на сайте, а может поделитесь ссылкой на каком-то форуме, в любом случаи вещь нужная 🙂

• в открытом документе заходим в «Файл» — «Опубликовать в интернете»

Google Docs опубликовать документ

• настройте параметры публикации: выбираем весь документ опубликовать или только один лист, публиковать каждый раз его при обновлении или нет, и после нажатия «Начать публикацию» — внизу появиться ссылка на документ в интернете

Google Docs опубликовать документ

Теперь делимся ссылкой, и все желающие сразу смогут увидеть документ, но без прав редактирования

Google Docs опубликовать документ

4. Проверка правописания:

Данной функции не было долгое время в документе, но теперь можно быстро пролистать документ и исправить все ошибки:

• в самом документе нажимаем «Инструменты» — «Проверка правописания»

Google Docs проверка правописания

• выбираем из списка нужные слова для замены или сами пишем правильные

Google Docs проверка правописания

Можно воспользоваться быстрыми клавишами для перемещения между ошибками документов: Ctrl +’ показывает следующею опечатку, а если нажимать Ctrl+ ; — то ищет опечатки в ранее написанном тексте (плюс нажимать не нужно, а то будет искать опечатку и увеличивать масштаб 🙂 )

5. Найти и вставить ссылку:

Если вам в документе нужно вставить ссылку — не нужно ее искать в новой вкладке, а потом привязывать, достаточно пару кликов и в самом документе откроется поиск нужной вам страницы:

• выделяем текст к которому вы хотите привязать ссылку и нажимаем правой клавишей мыши, выбираем «Ссылка». Можно воспользоваться быстрыми клавишами Ctrl+K

Google Docs вставить ссылку в документ

• находим нужную нам ссылку и нажимаем «применить»

Google Docs вставить ссылку в документ

6. Настройка стиля текста:

В принципе ничего нового, как и в обычном офисе вы можете выделять текст и применять к нему разные стили форматирования -выбрав в списке нужный

Google Docs настройка стиля

также вы можете изменить шрифт текста, его стиль и запомнить этот выбор, чтобы в будущем применять для другого текста. Выделив правильный шрифт и стиль — выбираем «Заголовок» — «Подзаголовок» — «Обновить подзаголовок в соответствии с выделенным фрагментом»

Google Docs настройка стиля

Поменяв стили — можно сохранить их на будущее, чтобы и в других документах можно было задать тот же стиль, с тем же шрифтом и т.д.: в меню нужно выбрать «Настройки» — «Сохранить как стили по умолчанию»

Google Docs настройка стиля

7. Создать персональный словарь:

Как и в обычном офисе вы можете создать словарь из собственных слов, чтобы правописание не подчеркивало их и знало, что они правильные. Зачастую туда помещают фамилии, иногда нецензурные выражения 🙂 — ну в общем вы поняли, функция относительно нужная.

• нажимаем на подчеркнутое нужное слово правой клавишей мыши и выбираем «Добавить в пользовательский словарь»

Google Docs персональный словарь

Чтобы посмотреть весь словарь, добавить что-то или удалить лишнее — заходим в «Инструменты» => «Пользовательский словарь»

Google Docs персональный словарь

8.Копирование и вставка в веб-буфер обмена:

Что-то похоже как на компьютере, вы копируете какой-то текст, картинку и т.д. в буфер, потом вставляете ее в нужном месте. А в Google Docs веб-буфер обмена привязан к вашему Google аккаунту, по этому все что вы скопируете в веб-буфер будет следовать за вашим аккаунтом на всех компьютерах и устройствах, где вы зайдете под собой. Может и удобная вещь, но я пока не придумал на кой она мне нужна.

То, что вы скопируете в веб-буфер — будет там находиться 30 дней до очистки, если вы сами не очистите зайдя в «Правка» => «Веб-буфер обмена»

Google Docs веб-буфер обмена

9. Установить дополнение:

Если стандартных функций вам мало — можно покопаться в дополнениях и поставить нужные. Для этого нужно зайти в «Дополнения» => «Установить дополнения» => выбрать нужное и установить

Google Docs установить дополнения

есть еще много стандартных функций, сегодня их описывать не будем, а разберем наиболее интересные в будущих статьях. Google Docs постоянно развиваются и возможно скоро отпадет надобность в установленном офисе на компьютер, но это все лишь будущее, а пока нужно жить, чтобы увидеть чем все закончится . Удачи вам 🙂

vynesimozg.com

Как открыть доступ в Диск Google пользователю

Сегодня вернусь к разговору о совместном использовании документов наДиске Google. Обратился читатель Сергей с вопросом, как открыть доступ в Диск Googke пользователю, за что ему спасибо большое, поскольку важна каждая мелочь, забыв о которой, невозможно нормально использовать имеющиеся возможности. Получивший доступ к созданному документу пользователь не мог его редактировать. Поэтому прошлась еще раз с тестированием.

Первое, на что стоит обратить внимание, это на то, что все-таки желательно использовать гугловские продукты в его же родном браузере Google Chrome. Хотя все браузеры по отношению друг к другу демократичны, и файл, созданный в Опере, позволил себя открыть через команду «File – Open with» для редактирования. Подозреваю, что для экономии ресурсов при отправке доступа к ссылке почтовые менеджеры преобразуют Эксель в Док. Все изображения кликабельны.

Для тех, кто знаком с математикой хотя бы в рамках начальной школы, будет понятно, что за всем, с чем мы сталкиваемся на компьютере или в Интернете, стоят комбинации цифр, которые могут изменяться, а результат будет одинаковым, например:

• 3 + 3 = 6
• или 3 * 2 = 6
• или 2 + 2 + 2 = 6
• или 10 – 4 = 6.

Эти незатейливые примеры я привожу с одной целью, чтобы каждый мог понять и запомнить, что всегда есть несколько решений. Это касается и путей (команд), которыми мы можем вызвать любую программу. Теперь начнем сначала. Здесь я покажу один из путей для открытия доступа к совместным документам. Диск загружен, файл создан. Открываем диск в Интернете:

Нажав на плюсик, мы можем создать новый документ. Чтобы разрешить работу другому пользователю, необязательно открывать сам документ. Достаточно поставить галочку в чекбоксе напротив нужного файла. Сразу появляются функции для необходимых действий.

Вот теперь, нажав на выделенный на картинке плюсик, мы получаем окно, в которое можем ввести все адреса пользователей, которым открываем доступ к совместной работе с файлом.

Как вы убедились сами, если обратили внимание на иконки наверху, можно использовать не только e-mail адреса, но и аккаунты в социальных сетях. Это попробуем позже.

nadezhdakhachaturova.ru

Документы пользователей Google Docs попали в открытый доступ

Документы пользователей сервиса Google Docs оказались в открытом доступе, убедились «Ведомости». В течение нескольких часов получить доступ к файлам с приватной информацией вроде имен, адресов электронной почты и телефонных номеров мог любой желающий, задав соответствующий запрос в поисковой строке «Яндекса».

docs.google.com

Как отмечают представители «Яндекса», в среду вечером в службу техподдержки обратились пользователи с жалобами на доступность файлов на docs.google.com. Отечественный поисковик незамедлительно обратился к Google с просьбой разобраться и по возможности обезопасить тех пользователей, чья конфиденциальность могла быть нарушена.

Несмотря на то что индексируемые поисковиком документы не были защищены настройками приватности, «Яндекс» выдавал значительно больше информации, чем Google по аналогичному запросу. К примеру, в поисковой выдаче «Яндекса» присутствовали текстовые файлы и таблицы, которые отсутствовали при поиске через Google.

Как защитить Google Docs

Через несколько часов после выявления проблемы «Яндекс» ограничил выдачу документов из Google Docs. Во избежание повторения подобных ситуаций, настоятельно рекомендуем защищать настройками приватности свои документы в сервисе. Сделать это можно, перейдя во вкладку «Файл» — «Совместный доступ», где установить защиту паролем.

Обсудить эту и другие новости Apple можно в нашем Telegram-чате .

Лучший комментарий

Ну так, в сеть попали документы, которые были просто расшарены по ссылке. У кого есть ссылка, тот может просматривать этот документ. Просто кто-то где-то опубликовал ссылку на сайте, Яндекс проиндексировал, и теперь в поиске отображается эта ссылка. Не хочешь доступности документа — не открывай общий доступ к нему по ссылке. Всё просто же!
А если открыли доступ по ссылке, так значит это не был секретный документ.

appleinsider.ru

Более 40 советов от Google Docs: как стать продвинутым пользователем

Google Docs — это замечательное приложение для повышения эффективности бизнес-деятельности, обладающее большинством свойств, если не всеми свойствами, которые вы хотели бы получить от системы обработки текстов. Однако некоторые пользователи очень медленно отказываются от настольных офисных приложений в пользу облачных, поскольку они боятся, что потеряют в функциональности.

Кстати, друзья, сорри за врезку такую неожиданную, но мы сделали новый блог на английском . Если вам интересны такие вещи, как Slack, боты и приложения для командной работы, то добро пожаловать сюда !

Для тех, кто сомневается в практичности Google Docs — или собирается оптимально использовать наиболее мощную систему обработки текстов Google — вот почти четыре десятка подсказок и приемов, которые делают это приложение более полезным. Они помогут не только профессионалам, но также студентам и преподавателям.

Добавление и редактирование изображений

1. Вставка изображения с помощью его адреса в сети (URL)

Любое приложение обработки текстов, заслуживающее упоминания, позволяет пользователям вставлять изображения, находящиеся на локальном жестком диске. Однако Google Docs позволяет вам добавлять любые онлайновые изображения с помощью их адресов в сети — нужно лишь щелкнуть “Insert” (вставка) в строке меню, выбрать “Image” (изображение) из выпадающего списка, перейти к опции “By URL” (по адресу в сети) и вставить ссылку на ваше изображение в текстовое окно. Google Docs сохраняет изображение в вашем документе, поэтому даже если файл оригинала удален из Интернета, изображение остается именно там, где вы его разместили. В качестве бонуса вы также можете добавлять изображения с помощью Google Drive, вашего жесткого диска в облаке.

2. Поиск изображения

Если вы хотите добавить изображение, но еще не нашли нужную картинку, вам не нужно бросать свой документ и подавлять собственную производительность: средство “Research” (исследовать) может помочь вам в поиске необходимых изображений в сети по ключевому слову непосредственно в боковой панели “Research”.

Для того, чтобы воспользоваться этим свойством, активируйте боковую панель Research под меню “Tools” (инструменты). Отсюда вы можете фильтровать изображения по правам использования — убедитесь в том, что вы не используете изображение, требующее наличия какой-либо особой лицензии — и автоматически добавляйте ссылку с помощью выпадающего списка “Citation” (ссылка). (Если вы не хотите или вам не нужно включать ссылку, просто выделите и удалите автоматически появляющийся надстрочный индекс). Щелчок на изображении в результатах выполнения “Research” приведет к переадресации на адрес изображения в сети, а перетаскивание изображения позволит вам разместить его в вашем документе.

3. Редактирование изображения

Повторный щелчок на изображении или щелчок на “Image Options” в панели инструментов с выбранным изображением выводит новые свойства, характерные для файла изображения, включая функции обрезки и редактирования. Здесь инструменты достаточно базовые, но Google Docs позволяет вам редактировать прозрачность изображения, его яркость и контрастность с помощью боковой панели “Image Options”.

4. Добавление альтернативного текста к изображению

Инструмент “Alt Text” (альтернативный текст), расположенный в выпадающем списке “Format” (формат) панели меню, добавляет к изображению альтернативный текстовый заголовок или описание. Этот текст обычно не появляется в вашем документе, но он начинает играть свою роль, когда у кого-то включены специальные возможности доступа, или когда соединение читателя слишком медленное для того, чтобы загружать изображения.

Возможно, вам нужно вставить не традиционное изображение, а карту. И снова вам поможет в этом средство “Research”: выполнение поиска “Everything” (всё) по адресу или местоположению приведет к отображению карты. Прокрутите изображение вниз для получения дополнительной информации о местоположении, либо вставьте изображение карты в свой документ. Нажмите Edit (редактирование) на полученной карте для изменения способа отображения местоположения перед тем, как добавить карту в свой документ.

Совместное использование и совместная работа

6. Открытое разделение документа

Ветераны работы с Google Docs скажут: “и всего-то делов!”, однако возможность совместного использования документов является одной из главных ценностей системы обработки текстов. Хотя вы можете быть опытным профессионалом в совместном использовании документов с коллегами и друзьями, совместное использование документов в открытом доступе также может оказаться действительно полезным, если вы не хотите прикреплять документ к веб-сайту или просто предоставлять кому-то доступ к нему.

7. Публикация или размещение документа в Интернете

Одним из свойств Google Docs, на которое ветераны работы с ним могут легко даже не обратить внимания, является возможность либо публиковать документ в качестве веб-страницы, либо прикреплять его в составе страницы. Для этого войдите в пункт “File” в строке меню и выберите “Publish to the web…” (опубликовать в сети). Здесь вы либо получите общедоступный URL, который отображает только основную часть документа, либо код для вставки, который также отображает только основную часть. Если вы обновите документ, страница или вставка также обновляется в течение пяти минут.

8. Переключение разрешений на редактирование

Для незавершенных проектов средства обеспечения совместной работы находятся там же, где и сам проект. Google Docs позволяет вам сделать документ видимым только для нескольких людей и контролировать, как каждый из них взаимодействует с документом. Для обычного внутреннего разделения информации разрешите нескольким людям просматривать ваш документ, и все.

Однако это не так полезно с точки зрения обеспечения обратной связи. Для этого вам потребуются разрешения “Can edit” (может редактировать) и “Can comment” (может комментировать). Для совместной работы с другим пользователями предоставьте им полный доступ для редактирования документа, но если вам необходима обратная связь, ограничьте их права только внесением комментариев.

9. Использование комментариев и уведомлений

Авторы могут оставлять комментарии к вашей работе, прикрепляя их к определенным местам в документе, но они ничего не могут изменять в документе. Вы можете отвечать на комментарии, обсуждая изменения, и отмечать цепочку как “Resolved” (разрешенную), как только вы решите внести предложенные изменения. Цепочку можно открыть для последующего обсуждения в любое время — даже для «разрешенных» комментариев, нажав кнопку “Comments” (комментарии) в верхнем правом углу.

Вы также можете отслеживать комментарии, изменяя свои настройки уведомлений: выберите получение уведомлений обо всех комментариях, только об ответах на ваши комментарии, или без комментариев.

10. Отметка отдельных людей в комментариях

Если вы хотите быть уверены в том, что вы достучались до кого-то, отметьте этих людей в своем комментарии. Это просто: введите значок «@» или знак «+», затем начните вводить имя одного из своих коллег. Google Docs покажет вам варианты выбора на основании ваших контактов в Gmail, а также уведомит отмеченного вами человека по электронной почте. Если у отмеченного вами человека нет доступа к документу, вам будет предложено выбрать уровни полномочий для пользователя.

11. Отправка электронных писем коллегам

Когда вы изначально создаете общий доступ к документу Google Docs, сотрудники получают письмо по электронной почте, в котором у вас есть возможность составить примечание. Однако кроме этого сообщения единственное письмо, которое они получат при дальнейшей работе — это либо уведомление о том, что их предложение принято, или когда они отмечены в комментарии. Если вы хотите отправлять электронные письма всем коллегам, например, чтобы сообщить им, что вы готовы принять их последнюю редакцию документа, Google предоставляет вам эту возможность — “Email collaborators…” (отправить письмо коллегам) — под пунктом “File” (файл) в строке меню.

12. Отправка документа по электронной почте

Это может показаться бредом, но не у всех есть аккаунт Google, а многие даже поверхностно не знакомы с Google Docs. Менее опытные пользователи могут погрязнуть в функциях разделяемых документов, но вам все равно может понадобиться получать от них обратную связь или предоставить им доступ к вашему готовому документу.

Вот где наступает очередь функции “Email as Attachment” (отправить по электронной почте в качестве приложения), доступ к которой организован под выпадающим меню “File” (файл) в строке меню. Введите адрес электронной почты своего адресата и добавьте сообщение перед отправкой письма. Вы можете выбрать тип файла, включая PDF, DOCX, и RTF, или просто дайте возможность Google Docs вставить документ в электронное письмо.

13. Загрузка документа в формате PDF, Word Doc и других

Если вы создаете резюме или пишете назначение в Google Docs, вам захочется отправить законченную версию, а не редактируемый документ. Для этого загрузите свой документ Google Docs в формате PDF. Эта опция расположена под пунктом “File” (файл) в строке меню, где вы выбираете пункт “Download as…” (загрузить как). У вас есть возможность экспортировать этот документ не только в формате a PDF, но также и в пяти других вариантах: Microsoft Word (.docx), OpenDocument Format (.odt), Rich Text Format (.rtf), Plain Text (.txt) и Web Page (.html, сжатый).

14. Изменение режима просмотра для проверки окончательной версии документа

Вы можете разрешить другим пользователям просматривать ваш документ без редактирования, но бывают моменты, когда вам самим может понадобиться это же. Это может произойти, например, на последней стадии редакции черновика, после того, как вы исправили все ошибки. Выберите “Viewing” (просмотр) из выпадающей панели инструментов в верхнем правом углу для просмотра своего документа без внесения в него каких-либо изменений. Никакие случайные нажатия клавиш не приведут к изменению вашего документа по неосторожности, и ваша кошка, случайно потоптавшись по клавиатуре, не испортит вашу тяжелую работу случайно набранной абракадаброй.

15. Отслеживание изменений с предложениями

Вместо редактирования документа попробуйте функцию “Suggesting” (предложение). Аналогично команде Track Changes (отслеживание изменений) в Microsoft Office, команда “Suggesting” позволяет вам или вашему коллеге редактировать документ без внесения изменений. Все предложения отмечаются особым цветом и отслеживаются на правой боковой панели. На ней вы можете принимать либо отклонять предложенные изменения. Если у вас возникнут вопросы об изменениях, сделанных вашим коллегой, вернитесь к свойству комментариев для обсуждения изменений перед тем, как окончательно сохранить их.

16. Обратное отслеживание с помощью истории изменений

В меню “File” (файл) выберите “See Revision History” (см. историю изменений) для открытия списка изменений, внесенных в документ, в обратном порядке, вплоть до момента его создания. К сожалению, список изменений не очень наглядный, поскольку в нем представлены только дата и время и имя автора изменений. Однако, выбрав команду “Show Changes” (показать изменения), вы можете посмотреть, как документ редактировался для каждой версии, что позволит вам с легкостью восстановить его или сравнить при необходимости с предыдущей версией.

“Быстрые клавиши” и подсказки для ускорения редактирования

17. Изучите “быстрые клавиши”

В Google Docs существует множество “быстрых клавиш” на клавиатуре для ускорения процесса редактирования. И хотя все основные сочетания, типа Control + I в Windows и Command + I в OS X для выделения текста курсивом, включены, имеется ряд характерных для Google Docs “быстрых клавиш” для сведения к минимуму щелчков мыши.

Google предоставляет список всех своих Docs shortcuts (быстрых клавиш для документов), доступный в меню “Help” (справка). Быстрые клавиши разбиты по типам операционных систем, поэтому вам не придется вычислять различные их сочетания для Mac, PC или Chrome OS.

18. Доступ к пунктам меню с помощью быстрой клавиши “Search the Menus” (поиск в меню)

В Google Docs действительно имеется множество быстрых клавиш, но это одна из моих любимых. Это быстрая клавиша “Search the Menus” (поиск в меню), которая работает при нажатии клавиш Alt + / или Command + / нажатия клавиш. Она открывает выпадающий список “Help” (справка) и помещает курсор в поле поиска. Но вы не будете искать популярные ответы, вместо этого вы сможете осуществить поиск во всех меню в Google Docs.

Вводя то, что вы хотите сделать, вы сможете выполнить многое без необходимости утомительного поиска в любом из действующих меню — быстро изменять шрифты, применять форматирование абзацев, вставлять специальные символы, выполнять проверку правописания, а также многое-многое другое.

19. Быстрое добавление ссылки

Любой редактор позволяет вам сделать ссылку на текстовую строку или сетевой адрес (URL), но Google Docs делает ссылку именно на ту страницу, которая вам нужна, немного проще. Конечно, вы можете сделать ссылку на текст, щелкнув “Link” (ссылка) в меню “Tools” (инструменты) в панели меню, но если вы не уверены в сетевом адресе ресурса, введите критерий поиска в поле “Insert Link” (вставить ссылку). Google выполнит быстрый поиск и выдаст вам лучшие результаты, включая результаты поиска в ваших собственных документах.

20. Удаление нежелательного форматирования

Случалось ли вам когда-нибудь случайно вставить в текст то, что отформатировано в другом тексте? Сложно контролировать такое редактирование, и оно неважно выглядит на вашей странице. Для того, чтобы быстро отменить неверное форматирование, выберите “Format” (формат) в панели меню и щелкните “Clear formatting” (очистить форматирование). Вы также можете выделить текст цветом и использовать быстрые клавиши на клавиатуре, Command + .

21. Ускорение написания математических выражений с помощью быстрых клавиш уравнений

Если вы производите расчеты в процессе составления документа, быстрые клавиши уравнений Google Docs помогут сэкономить ваше время. Они не основаны на запоминании специальных нажатий клавиш, поэтому их просто применять с минимальными усилиями. Выберите пункт “Equation” (уравнение) в меню “Insert” (вставка) для размещения нового поля уравнения в своем документе. В нем нужно лишь ввести наименования символов, которые вы хотите включить, со знаком “” перед ними. Сюда включены буквы греческого алфавита, математические операции и символы отношений, а полный список быстрых клавиш вы можете получить в Google Docs Keyboard Shortcuts list (списке быстрых клавиш Google Docs), имеющемся в меню Help (справка).

22. Создание собственных быстрых клавиш

Google Docs позволяет вам создавать свои собственные быстрые клавиши с помощью “Automatic Substitution” (автоматической подстановки) в “Preferences” (глобальных параметрах), которые находятся в выпадающем меню “Tools” (инструменты). Используйте свои личные быстрые клавиши для автоматической подстановки слов или фраз, которые вы периодически используете, имитирующие популярные приложения расширения текста. Другим замечательным применением является добавление слов, которые часто пишутся с ошибками, что позволяет Google Docs автоматически исправлять ваши ошибки без запуска проверки правописания.

23. Настройка автоматического редактирования

Также в ваших опциях “Preferences” (глобальных настройках) находятся три свойства форматирования, которые стоит учитывать в вашей работе. Во-первых, “Use smart quotes” (использование автоматических кавычек) позволяет вам использовать кавычки, которые указывают начало и конец высказывания, а не вертикальные линии. Свойство “Automatically detect links” (автоматически определять ссылки) мгновенно изменит адрес https://zapier.com/ на https://zapier.com/. А свойство “Automatically detect lists” (автоматически определять списки) сделает отступ, когда вы

24. Управление своим личным словарем

Свойство “Personal Dictionary” (личный словарь) аналогично свойству “Automatic Substitution” (автоматическая подстановка): оно позволяет вам использовать имена из “белого” списка или необычные слова, чтобы Google Docs не спрашивал у вас о правописании. Вы можете добавлять слова, подчеркнутые красным, которые Google уже отметил, повторно щелкнув на слове и выбрав “Add to Personal Dictionary” (добавить в личный словарь), или открыть свой “личный словарь” в меню “Tools” (инструменты) и добавить слова вручную.

25. Использование компактного режима отображения

Если вы работаете на маленьком экране, следующая подсказка может стать вашей любимой: выберите в панели меню “View” (вид) и щелкните “Compact controls” (компактные средства управления). Видите разницу? Она незначительна, но места немного больше, и меньше отвлекающих моментов — теперь заголовок документа и панель меню скрыты. Для того, чтобы вернуть их обратно, либо нажмите двойные стрелки в верхнем правом углу, либо сочетание клавиш Control + Shift + F.

26. Настройка параметров страницы

Вам нужна альбомная ориентация вашего документа? А как насчет синего фона? Широких полей? Опция “Page Setup” (параметры страницы) Google Docs под пунктом “File” в панели меню позволяет вам управлять этими опциями, а также изменять размер страницы.

27. Углубленное изучение с помощью Apps Script

Большим плюсом для тех, кто любит практические способы улучшения организации рабочего процесса, является сервис Google Apps Script. Скрипты могут создавать и изменять документы, ускоряя ваше взаимодействие с ними, или могут индивидуально настраивать пользовательский интерфейс Google Docs, размещая в удобном месте наиболее важные для вас инструменты.

Google предполагает, что вы до некоторой степени знакомы с Javascript, перед тем как начать основательно изучать Apps Script, а также предлагает некоторые бесплатные курсы, которые работают для начинающих. Однако если вы уже освоились с Javascript, Google предлагает вам руководство по оптимальному использованию документов со скриптами.

Средства проверки правописания для учащихся

28. Получение определений и синонимов

Мы уже рассматривали инструмент “Research” (исследование) и то, как его использовать для нахождения и вставки изображений в ваш документ. Но он также может помочь в поиске определений, синонимов и антонимов, используя поиск в “Dictionary” (словаре). При том, что запись словаря для каждого слова достаточно мала, поиск по словарю поможет вам не закрывать документ для поиска на другом сайте, что действительно сильно снижает продуктивность работы.

29. Ссылки на научные статьи

Поиск “Scholar” (научный) в боковой панели “Research” (исследование) может предоставить вам источники для вашей научной работы или задания. Результаты получаются урезанными, но Google Docs может предоставить вам некоторые из наиболее часто цитируемых работ по данной теме или по ключевому слову.

Выберите результат для чтения исходного документа и посмотрите, сколько людей уже сослались на него в Google Docs. Если вы решили использовать этот источник в своем документе, боковая панель “Research” (исследование) автоматически добавит ссылку в предпочтительном для вас формате — либо в виде сноски, либо в виде соответствующей ссылки.

30. Нахождение известных цитат

К месту использованные цитаты могут сослужить хорошую службу, доводя ваш аргумент до читателя, но поиски общих цитат могут оказаться ненадежными. Поиск “Quotes” (цитаты) в боковой панели поиска дает меньшее количество цитат, но более качественный результат их поиска, и вы можете проверить источники каждой цитаты для определения ее надежности.

Если вы соберетесь вставить цитату в свой документ, выберите Insert (вставка) в боковой панели Research (исследование). И вновь Google Docs автоматически включит ссылку в предпочтительный формат, на этот раз связывая сайт с цитатой в сноске.

31. Добавление ссылок на сноски

Вероятно, большинство ваших источников будут из книг и статей, которые вы где-то нашли. В этом случае вам потребуется создать свои собственные ссылки. Вот где пригодится инструмент вставки “Footnote” (сноска): Google Docs автоматически не генерирует ссылку на сноску так, как он делает, когда вы добавляете источник из боковой панели “Research” (исследование), а вместо этого помещает надстрочный индекс в ваш текст, который связывается с пустой ссылкой в нижнем колонтитуле.

Подсказка: Наряду с вашими обычными сносками нижние колонтитулы ваших страниц теперь могут включать уникальный текст — или отсутствие текста — на главной странице, и вы можете выбирать, как должна, по-вашему, выглядеть нумерация страниц. Оба варианта выполняются в меню Insert (вставка).

32. Сборка содержания

Содержание предназначено не только для учебников, и его создание может оказаться действительно утомительной задачей. К счастью, Google Docs автоматически создает содержание для вашего документа в меню “Insert” (вставка).

Добавьте “Headings” (заголовки) к главам документа или к его разделам с помощью выпадающего меню “Paragraph Styles” (стили абзацев), и Docs добавит их в содержание документа. Если читатели просматривают ваш документ в Интернете, его содержание будет связано ссылками с различными разделами документа.

33. Полный перевод вашего документа

Google Docs переведет ваш документ на десятки различных языков с помощью меню Tools (инструменты). Переводы Google нельзя назвать совершенными, поэтому не полагайтесь исключительно на Docs в плане перевода, но это может оказаться полезным, если вы читаете документ на иностранном языке, и вам требуется помощь. Translate Document (перевод документа) создает новую, переведенную версию оригинала документа, поэтому это средство не очень подходит для создания соответствующих переводов. К счастью, для этих целей имеется надстройка.

Дополнительные возможности с надстройками и интегрированными свойствами

34. Перевод отдельного слова или фразы

Translate add-on (надстройка перевода), которая находится в хранилище настроек Google Docs, позволяет перевести лишь одно слово или фразу, а не весь документ целиком.

К сожалению, надстройка перевода ограничена только пятью языками, поэтому если вам нужно сделать перевод на итальянский, корейский, финский или любой другой язык, наиболее подходящий для вас вариант — это встроенный перевод документа.

35. Обзор хранилища надстроек

Выберите “Get Add-ons” (получить надстройки) в меню “Add-ons” (настройки) для перемещения по Google Docs Add-ons store (хранилищу надстроек Google Docs). Некоторые из наиболее популярных надстроек будут перечислены на главной странице, но вы также можете выполнить поиск в категориях, таких как Education (образование), Business Tools (бизнес-средства) и Productivity (производительность). Если вы не находите того, что вам нужно, попробуйте воспользоваться поиском по ключевым словам.

Как только вы установили надстройку, вы можете получить к ней доступ из меню “Add-ons” (надстройки). Однако стоит отметить, что большинство надстроек предоставляют третьи стороны-разработчики, и, в то время как некоторые надстройки действительно значительно повышают производительность, многие не могут работать так, как об этом сказано в рекламе.

36. Редактирование документов Microsoft Office

Одной из наиболее полезных надстроек является Office Editing by Google (редактирование документов Office с помощью Google). В действительности это расширение Google Chrome, поэтому вы будете ограничены использованием браузера Chrome, но он легко интегрируется с Google Docs для работы с файлами Microsoft Office. без этой надстройки вы можете просматривать файлы Office, но не можете редактировать их.

Функции редактирования ограничены, если вы находитесь в режиме совместимости с Office (Office Compatibility Mode), но как минимум у вас имеется определенный доступ к вашим документам DOCX без задействования Microsoft Office. Если вам требуется полная функциональность Google Docs, вы можете сохранить копию оригинала своего файла в совместимом формате.

37. Автоматическое сохранение приложений к электронной почте в виде файлов Google Docs Files

Google Docs описывает ускорение процесса создания документов. Значительная часть этого состоит в том, чтобы ваши документы были доступны в любом месте, чтобы они собирались в одном месте вместо того, чтобы их устаревшие копии хранились бы в вашем почтовом ящике, на флэшке и еще где угодно.

Используя Zapier, средство интеграции приложений, вы можете автоматически копировать любое прикрепленное к письму вложение, которое поступает в ваши входящие письма на Google Drive, что позволит вам редактировать его в любое время в Google Docs.

38. Улучшение внешнего вида ваших документов с помощью шаблонов

Одним из наиболее недостаточно используемых средств Google Docs является Template Gallery (галерея шаблонов). Выбор возможен из сотен качественно отформатированных шаблонов, и каждый шаблон открывается в Google Docs в виде нового файла. Хотя галерея шаблонов явно склоняется в сторону создания счетов и резюме, имеется огромный набор шаблонов в различных категориях.

39. Получение дополнительных шрифтов

Возможно, вы уже знакомы с веб-шрифтами с открытым исходным кодом, предоставляемыми Google Fonts. Теперь каждый из этих шрифтов с открытым исходным кодом доступен в Google Docs.

В выпадающем меню “Font” (шрифт) щелкните “More Fonts” (дополнительные шрифты). Ищите шрифты по типу — такие как шрифты с засечками, без засечек и рукописные шрифты, и сортируйте их в алфавитном порядке или по популярности. Добавляйте шрифт, выбирая его из списка шрифтов, а удалять шрифты вы можете из своего личного запаса, нажав “X” рядом с названием шрифта в списке справа. Все добавленные шрифты отображаются в выпадающем меню “Font” (шрифт) и могут использоваться в вашем документе, как и любые другие шрифты.

40. Пишите на любом языке (почти)

Google Docs не связан только английским языком. Для изменения языка своего документа выберите Language (язык) в меню File (файл). Конечно, вы увидите множество языков, в которых используется тот же алфавит, что и в английском, но также будет и много других, с которыми работать будет практически невозможно без специальной клавиатуры.

41. Автоматический импорт и экспорт документов

Более подробную информацию см. в Google Drive integrations на базе Zapier

Возможно, вы полагаетесь на Google Docs, но предпочитаете для своих файлов другое приложение облачного хранения данных, такое как Dropbox, Box или Onedrive. Не беспокойтесь, вы можете продолжать работу с текстами в Google Docs, даже если вы не связаны с Google Drive.

Снова используя сервис интеграции приложения Zapier, вы можете начать автоматическую отправку файлов из одного сервиса облачного хранения в другой. Например, возьмем Dropbox и Google Drive: создайте интеграцию Zapier для автоматического копирования новых файлов Dropbox на Drive, или используйте интеграцию, при которой файлы Drive копируются на Dropbox. При этой настройке вы также можете выбирать определенные папки у провайдера своего облачного хранилища и использовать множественные интеграции Zapier для сихронизации обоих сервисов.

42. Воспользуйтесь преимуществами автономного редактирования

Автономное редактирование позволяет вам сохранять копию вашего документа на своем устройстве для редактирования, пока вы не подключены к Интернету, и ваш документ будет синхронизирован, когда вы снова окажетесь в сети. Автономное редактирование может показаться некоторым пользователям старомодным, но это действительно нечто, если у вас нет соединения с Интернетом 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Вам придется использовать Chrome для выполнения автономной работы, и лучше всего использовать только один аккаунт Google для каждого профиля Chrome. В меню Chrome вам нужно зарегистрировать свой аккаунт Google. Автономный доступ автоматически включится в следующий раз, когда вы зайдете на Google Docs.

Этот список несколько лет назад мог быть вдвое короче, но команда, разрабатывающая Google Docs, продолжает выпускать новые средства и усовершенствования. Поэтому данные советы — это далеко не полный список возможностей: например, отсутствуют опции “Find & Replace” (поиск и замена слова) или “Insert Table” (вставка таблицы) — два очень удобных свойства для профессионалов.

Какое из средств Google Docs вам показалось наиболее полезным в вашей работе? Какими подсказками мы забыли поделиться?

© 2015 Interweb Pro — Разработка мобильных приложений и веб-сайтов, аналитика, стартапы

medium.com