Как сделать Google документ совместного пользования?
Использование совместного доступа к документам диска google для организации коллективной работы студентов
Цель данной статьи – поделиться опытом использования сервиса “Диск Google” (https://drive.google.com) в процессе обучении студентов очного и заочного отделений Института Детства НГПУ предмету “Информационные технологии”.
“Диск Goolge” — это облачное хранилище данных от компании Google. В этом хранилище можно размещать свои файлы и работать с ними как через веб-интерфейс (используя интернет-обозреватель), так и как с обычными файлами на жестком диске (требуется установка дополнительной программы).
С помощью этого сервиса можно безопасно и надежно хранить свои файлы. Он удобен для синхронизации рабочего пространства между несколькими компьютерами (для поддержания документов на разных рабочих мест в актуальном состоянии). Например, используя “Диск Google” вы можете быть уверены, что важные файлы будут присутствовать на вашем домашнем и рабочем компьютерах, на вашем смартфоне (или других устройствах), причём последней версии.
Размещение папки с рабочими материалами на Диске Google позволяет гарантировать доступ к ним в случае какой-нибудь сбоя. Неоднократно автор забывал флэш-накопитель или обнаруживал в процессе ведения занятия, отсутствие какого-то нужного электронного учебного материала. Приходилось решать ситуацию, быстро скачав недостающий файл с “Диска Google”.
Определяющим же преимуществом этого сервиса по сравнению с другими облачными хранилищами является то, что в нём наиболее удобно, с нашей точки зрения, организовывать совместный (общий) доступ к файлам.
Совместный доступ (шаринг) позволяет пользователям получать доступ к предоставленным им файлам через интернет.
Самым важным преимуществом “Диска Google” по сравнению с другими подобными сервисами является наличие такого мощного инструмента, как онлайн-офис. Он позволяет открывать и редактировать документы прямо через интернет, не используя никаких дополнительных программ, кроме обозревателя.
Несколько пользователей могут одновременно открывать и редактировать один файл. Это позволяет с помощью “Диска Google” осуществлять такой формат деятельности, как коллективная работа. Это весьма применимо в образовании, особенно в рамках предмета “Информационные технологии”.
При шаринге файлов нужно настроить ряд параметров прав доступа к ним. Настраиваются два типа параметров: способ предоставления доступа и права доступа.
Имеется три варианта способа предоставления доступа к документу.
“Всем в интернете” — каждый пользователь интернета сможет получить доступ к документу. Поисковая система Google будет индексировать этот файл и к нему можно будет получить доступ из поиска.
“Всем у кого есть ссылка” – к файлу можно получить доступ, зайдя в обозревателе по специальной ссылке.
“По приглашению” – в этом случае явно указывается список пользователей (их адреса электронной почты), которым разрешен доступ к файлу. Они получат уведомление на e-mail о факте предоставления доступа с указанием ссылки для работы с этим файлом. В этом варианте пользователю обязательно нужно иметь учётную запись Google. Способ позволяет контролировать список людей с правами доступа к конкретному документу.
Первые два варианта доступа не предусматривают обязательности наличия у пользователя, которому предоставляют файл, учётной записи Google.
Google, для “идентификации” пользователей в процессе совместного доступа к документу, даёт в соответствие каждому из них какое-либо животное и цвет курсора. Например, ”Неопознанный кугуар”– курсор синего цвета. Одно из развлечений студентов при работе в совместном доступе – это вычислять, что он за неопознанное животное.
Вариант “всем у кого есть ссылка” проще и удобнее всего, так как студентов в группе обычно от десяти человек и в этом случае прописывать список пользователей в явном виде не требуется.
Права доступа имеют три варианта.
“Чтение” – пользователь может только открывать предоставленный ему файл, никаких изменений там внести не сможет.
“Комментирование” – пользователь может не только просматривать файл, но и оставлять комментарии как к самому документу, так и к отдельным его частям (например, в таблице — к диапазонам ячеек).
“Редактирование” – пользователь имеет полные права доступа к файлу. Может не только оставлять комментарии, но и вносить любые исправления в его содержимое. Целесообразно предварительно сделать копию такого файла, чтобы пользователи случайно или намеренно не уничтожили содержимое документа.
Кроме того, есть ещё один вариант предоставления документа в совместный доступ – “Опубликовать в Интернете”. В этом случае создается копия документа, к которой можно получить доступ, зайдя по специальной ссылке. Получив доступ к файлу таким образом, его нельзя будет редактировать, специальные меню онлайн-офиса и панели инструментов будут отсутствовать. Подобный документ можно встраивать в веб-сайты. Таким способом удобно давать доступ для просмотра. Например, предоставить студентам таблицу со списком группы (построчно) и выполненными заданиями (столбцы).
Наличие двух вариантов взаимодействия с файлом: “расшаривание” и “публикация в интернете” позволяют одновременно вести совместное редактирование файла одной группой пользователей и одновременное предоставление конечного результата некоторым другим потребителям.
Доступны пять стандартных видов файлов Google Диск со специфическими онлайн-редакторами.
1. “Документ” – текстовый файл с форматированием, его редактор похож на Microsoft Word. Конечно, у этого онлайн инструмента гораздо меньше возможностей, чем у своего устанавливаемого аналога, однако всё что важно и наиболее востребовано – присутствует.
Для обучения работы с этим инструментом студентам на занятиях предлагается зайти на открытый для совместного доступа и редактирования документ такого типа и начать коллективную работу по написанию сказки. Преподаватель вводит первую строчку, последующие строки предлагалось ввести уже студентам. Вначале также им нужно было определиться с тем, про что будет сказка, в каком порядке (допустим по очереди или еще по какому принципу) они будут писать текст.
2. “Презентация” – аналог файла презентаций Power Point. С помощью веб-интерфейса можно как готовить презентацию, так и демонстрировать её.
Для освоения онлайн-редактора презентаций студентам предлагалось подготовить презентацию под названием “Мои любимые фотографии”. Для её подготовки нужно было подобрать фотографии, воспользовавшись поиском Google по картинкам, или использовать свои источники изображений. Можно было также снимать фотографии, используя встроенную в устройства студентов веб-камеру. Далее, нужно было подготовить презентацию на основании этих изображений с помощью онлайн-редактора презентаций.
Финальной частью работы было задание правильно настроить права доступа (“всем у кого есть ссылка”, “комментирование”) к каждой презентации для доступа на просмотр и комментирование.
Далее, преподавателем совместно со студентами готовился специальный документ типа “Таблица Google”, в которую каждый должен был внести информацию о себе (ФИО) и добавить ссылку на свою презентацию. В итоге получалась “выставка”, где каждый желающий мог посетить презентацию любого своего товарища по группе.
Другая форма работы для обучения работы с онлайн-редактором – коллективная работа над тематической презентацией. Заранее преподавателем делался послайдовый план презентации (тема была – “Платёжные системы интернета”, но можно предложить и любую другую). Этот план был первым слайдом после титульного в открытой для общего редактирования презентации. Каждый из студентов должен был определиться, какой слайд он хочет взять на себя и записать своё ФИО напротив понравившегося раздела. Далее, каждый работал над своим слайдом и спустя отведённое время, таким образом подготовленную презентацию демонстрировали всем. Важным моментом является некоторый общий стандарт оформления слайдов, который предоставлялся как слайд. Отсутствие стандарта может привести к нестыковке оформления презентации, когда слайды, подготовленные разными людьми, выглядят принципиально по-разному.
Такая форма работы позволяет фантастически быстро (минут за 10-20) приготовить к использованию большую презентацию, которую можно использовать как учебное пособие, причём каждый из студентов “приложил свою руку” к этой работе.
3. “Таблица” – файл электронной таблицы, аналог таблиц Microsoft Excel. Инструмент, который позволяет удобно работать со структурированными данными, делать вычисления по формулам, строить диаграммы.
С помощью таблиц удобно для каждой учебной группы вести список выполненных заданий, контролируя, таким образом, посещаемость и успеваемость. К этому списку студентам каждой группы отдельно имеет смысл дать доступ на просмотр и комментирование. Каждый сможет контролировать, все ли задания у него выполнены, отслеживая, есть ли “+” у выполненных заданий в графе напротив его фамилии.
Еще один вариант использования совместного доступа к таблицам – это мозговой штурм. Студентам нужно было ввести свои идеи решения какой-либо поставленной проблемы в таблицу. В итоге получилась таблица со списком идей, которые уже можно обсуждать.
4. “Форма“ оригинальный вид файлов, прямого аналога которого в Microsoft Office нет. Это полезный инструмент для создания анкет, опросов, тестов и прочих форм.
Онлайн редактор позволяет быстро настроить внешний вид и конкретные вопросы каждой формы. В случае необходимости форма может быть многостраничной. Ответы респондентов могут сохраняться в виде строк электронной таблицы. Форму можно встроить и как часть уже существующей таблицы.
Разработанную форму для её заполнения можно разместить на какой-нибудь сайте как ссылку, отправить по почте или встроить внутрь страницы сайта.
Для обучения работы с формами студентам предлагалось сделать опрос на свободную тему и провести его среди товарищей по группе.
Есть вариант коллективной работы над формой, когда каждый участник добавляет один или несколько вопросов в форму общую, а потом все вместе её заполняют.
5. “Рисунок” – векторное изображение, онлайн-редактор представляет собой упрощённый аналог CorelDraw, при этом его интерфейс подобен простейшему редактору типа Paint.
Для групповой работы давалось задание на совместное рисование общего рисунка. Желательно сразу же обозначить тематику. Например, так как занятие было перед Новым годом, то предлагалось рисовать новогоднюю праздничную открытку. Процесс совместного рисования очень захватывающий, с этого лучше всего начинать обучение совместной работы с файлами.
Важным является тот факт, что все эти виды документов можно создавать, открывать и редактировать прямо из веб-интерфейса. То есть для обучения и работы, нет необходимости приобретать и устанавливать программного обеспечения типа Microsoft Office. Работа с “Диском Google” бесплатна.
В случае необходимости, можно подключать к учётной записи дополнительные приложения, большинство из которых даёт дополнительные виды документов “Диска Google”. Список наиболее интересных с точки зрения автора приложений ниже.
Программы для проектирования схем и диаграмм.
LucidChart – программа для проектирования визуальных схем типа блок-схем.
Sketchboard.Me – инструмент для работы со схемами, связанными с разработкой сайтов и другими информационными технологиями.
Cacoo – редактор диаграмм с широких возможностями. Позволяет рисовать интеллект-карты, алгоритмы, электрические схемы и прочее.
Gantter – инструмент для построений диаграммы Ганта (популярный тип гистограмм, используется для иллюстрации плана и графика работ по проекту, является одним из методов планирования больших проектов).
GeoGebra – свободно распространяемая (по лицензии GPL) динамическая геометрическая среда, которая даёт возможность создавать чертежи, в частности, для построений с помощью циркуля и линейки. У программы богатые возможности работы с функциями (построение графиков, вычисление корней, экстремумов, интегралов и т. д.).
Pixlr Editor — редактор растровой графики, по возможностям приближается к Adobe Photoshop.
WeVideo for Google Drive — редактор видео. С его помощью можно отредактировать видеоролики, хранящиеся на “Диске Google”, наложить эффекты, звуковую дорожку и многое другое.
Кроме того, на “Диск Google” существует довольно много приложений для конвертации из одного медиа-формата в другой.
Однако, так как эти программы внешние, то они могут в любой момент перестать функционировать. Во всяком случае, Google не может гарантировать работоспособность их в будущем.
Довольно важным вопросом является и то, как студенты получают доступ к общему документу.
После создания такого файла владельцем, для доступа к нему другим пользователям нужно посетить специальный URL-адрес. Этот адрес совершенно невозможно ввести вручную — из-за его длины и не читаемости вслух.
Есть несколько вариантов “доставки” учащимся документа с общим доступом.
1. Размещать ссылку на некоторой странице в интернете: это может быть страница группы в социальной сети, в блоге или на каком-либо из веб-сайтов.
2. Сокращать ссылку до короткой, которую уже реально ввести в адресную строку обозревателя. Автор использует для этого сервис коротких ссылок goo.gl, который позволяет сокращать любую ссылку до ссылки вида “http://goo.gl/123456”, где 123456 — это некоторые буквы латинского алфавита как строчные, так и заглавные. Студентам достаточно ввести этот адрес, чтобы попасть на нужный документ.
Можно сгенерировать сокращенный адрес несколько раз до тех пор, пока результат не будет максимально однозначно читабельным. Сервис позволяет также отслеживать нажатия на сокращенный адрес.
3. Прислать ссылку каждому студенту на адрес электронной почты. Для этого заранее нужно подготовить соответствующую группу контактов в Gmail со списком студентов и их адресами электронной почты. У этого варианта есть минус – электронные письма не всегда доходят быстро, иногда и могут вообще не дойти. Можно использовать и альтернативный вариант – применять сервис мгновенных сообщений типа Google Hangouts.
Подводя итого, можно смело утверждать, что использование совместного доступа к документам “Диска Google” позволяет, кроме приобщения студентов к информационным технологиям, дать им опыт работы в команде.
shrayner.ru
Более 40 советов от Google Docs: как стать продвинутым пользователем
Google Docs — это замечательное приложение для повышения эффективности бизнес-деятельности, обладающее большинством свойств, если не всеми свойствами, которые вы хотели бы получить от системы обработки текстов. Однако некоторые пользователи очень медленно отказываются от настольных офисных приложений в пользу облачных, поскольку они боятся, что потеряют в функциональности.
Кстати, друзья, сорри за врезку такую неожиданную, но мы сделали новый блог на английском . Если вам интересны такие вещи, как Slack, боты и приложения для командной работы, то добро пожаловать сюда !
Для тех, кто сомневается в практичности Google Docs — или собирается оптимально использовать наиболее мощную систему обработки текстов Google — вот почти четыре десятка подсказок и приемов, которые делают это приложение более полезным. Они помогут не только профессионалам, но также студентам и преподавателям.
Добавление и редактирование изображений
1. Вставка изображения с помощью его адреса в сети (URL)
Любое приложение обработки текстов, заслуживающее упоминания, позволяет пользователям вставлять изображения, находящиеся на локальном жестком диске. Однако Google Docs позволяет вам добавлять любые онлайновые изображения с помощью их адресов в сети — нужно лишь щелкнуть “Insert” (вставка) в строке меню, выбрать “Image” (изображение) из выпадающего списка, перейти к опции “By URL” (по адресу в сети) и вставить ссылку на ваше изображение в текстовое окно. Google Docs сохраняет изображение в вашем документе, поэтому даже если файл оригинала удален из Интернета, изображение остается именно там, где вы его разместили. В качестве бонуса вы также можете добавлять изображения с помощью Google Drive, вашего жесткого диска в облаке.
2. Поиск изображения
Если вы хотите добавить изображение, но еще не нашли нужную картинку, вам не нужно бросать свой документ и подавлять собственную производительность: средство “Research” (исследовать) может помочь вам в поиске необходимых изображений в сети по ключевому слову непосредственно в боковой панели “Research”.
Для того, чтобы воспользоваться этим свойством, активируйте боковую панель Research под меню “Tools” (инструменты). Отсюда вы можете фильтровать изображения по правам использования — убедитесь в том, что вы не используете изображение, требующее наличия какой-либо особой лицензии — и автоматически добавляйте ссылку с помощью выпадающего списка “Citation” (ссылка). (Если вы не хотите или вам не нужно включать ссылку, просто выделите и удалите автоматически появляющийся надстрочный индекс). Щелчок на изображении в результатах выполнения “Research” приведет к переадресации на адрес изображения в сети, а перетаскивание изображения позволит вам разместить его в вашем документе.
3. Редактирование изображения
Повторный щелчок на изображении или щелчок на “Image Options” в панели инструментов с выбранным изображением выводит новые свойства, характерные для файла изображения, включая функции обрезки и редактирования. Здесь инструменты достаточно базовые, но Google Docs позволяет вам редактировать прозрачность изображения, его яркость и контрастность с помощью боковой панели “Image Options”.
4. Добавление альтернативного текста к изображению
Инструмент “Alt Text” (альтернативный текст), расположенный в выпадающем списке “Format” (формат) панели меню, добавляет к изображению альтернативный текстовый заголовок или описание. Этот текст обычно не появляется в вашем документе, но он начинает играть свою роль, когда у кого-то включены специальные возможности доступа, или когда соединение читателя слишком медленное для того, чтобы загружать изображения.
Возможно, вам нужно вставить не традиционное изображение, а карту. И снова вам поможет в этом средство “Research”: выполнение поиска “Everything” (всё) по адресу или местоположению приведет к отображению карты. Прокрутите изображение вниз для получения дополнительной информации о местоположении, либо вставьте изображение карты в свой документ. Нажмите Edit (редактирование) на полученной карте для изменения способа отображения местоположения перед тем, как добавить карту в свой документ.
Совместное использование и совместная работа
6. Открытое разделение документа
Ветераны работы с Google Docs скажут: “и всего-то делов!”, однако возможность совместного использования документов является одной из главных ценностей системы обработки текстов. Хотя вы можете быть опытным профессионалом в совместном использовании документов с коллегами и друзьями, совместное использование документов в открытом доступе также может оказаться действительно полезным, если вы не хотите прикреплять документ к веб-сайту или просто предоставлять кому-то доступ к нему.
7. Публикация или размещение документа в Интернете
Одним из свойств Google Docs, на которое ветераны работы с ним могут легко даже не обратить внимания, является возможность либо публиковать документ в качестве веб-страницы, либо прикреплять его в составе страницы. Для этого войдите в пункт “File” в строке меню и выберите “Publish to the web…” (опубликовать в сети). Здесь вы либо получите общедоступный URL, который отображает только основную часть документа, либо код для вставки, который также отображает только основную часть. Если вы обновите документ, страница или вставка также обновляется в течение пяти минут.
8. Переключение разрешений на редактирование
Для незавершенных проектов средства обеспечения совместной работы находятся там же, где и сам проект. Google Docs позволяет вам сделать документ видимым только для нескольких людей и контролировать, как каждый из них взаимодействует с документом. Для обычного внутреннего разделения информации разрешите нескольким людям просматривать ваш документ, и все.
Однако это не так полезно с точки зрения обеспечения обратной связи. Для этого вам потребуются разрешения “Can edit” (может редактировать) и “Can comment” (может комментировать). Для совместной работы с другим пользователями предоставьте им полный доступ для редактирования документа, но если вам необходима обратная связь, ограничьте их права только внесением комментариев.
9. Использование комментариев и уведомлений
Авторы могут оставлять комментарии к вашей работе, прикрепляя их к определенным местам в документе, но они ничего не могут изменять в документе. Вы можете отвечать на комментарии, обсуждая изменения, и отмечать цепочку как “Resolved” (разрешенную), как только вы решите внести предложенные изменения. Цепочку можно открыть для последующего обсуждения в любое время — даже для «разрешенных» комментариев, нажав кнопку “Comments” (комментарии) в верхнем правом углу.
Вы также можете отслеживать комментарии, изменяя свои настройки уведомлений: выберите получение уведомлений обо всех комментариях, только об ответах на ваши комментарии, или без комментариев.
10. Отметка отдельных людей в комментариях
Если вы хотите быть уверены в том, что вы достучались до кого-то, отметьте этих людей в своем комментарии. Это просто: введите значок «@» или знак «+», затем начните вводить имя одного из своих коллег. Google Docs покажет вам варианты выбора на основании ваших контактов в Gmail, а также уведомит отмеченного вами человека по электронной почте. Если у отмеченного вами человека нет доступа к документу, вам будет предложено выбрать уровни полномочий для пользователя.
11. Отправка электронных писем коллегам
Когда вы изначально создаете общий доступ к документу Google Docs, сотрудники получают письмо по электронной почте, в котором у вас есть возможность составить примечание. Однако кроме этого сообщения единственное письмо, которое они получат при дальнейшей работе — это либо уведомление о том, что их предложение принято, или когда они отмечены в комментарии. Если вы хотите отправлять электронные письма всем коллегам, например, чтобы сообщить им, что вы готовы принять их последнюю редакцию документа, Google предоставляет вам эту возможность — “Email collaborators…” (отправить письмо коллегам) — под пунктом “File” (файл) в строке меню.
12. Отправка документа по электронной почте
Это может показаться бредом, но не у всех есть аккаунт Google, а многие даже поверхностно не знакомы с Google Docs. Менее опытные пользователи могут погрязнуть в функциях разделяемых документов, но вам все равно может понадобиться получать от них обратную связь или предоставить им доступ к вашему готовому документу.
Вот где наступает очередь функции “Email as Attachment” (отправить по электронной почте в качестве приложения), доступ к которой организован под выпадающим меню “File” (файл) в строке меню. Введите адрес электронной почты своего адресата и добавьте сообщение перед отправкой письма. Вы можете выбрать тип файла, включая PDF, DOCX, и RTF, или просто дайте возможность Google Docs вставить документ в электронное письмо.
13. Загрузка документа в формате PDF, Word Doc и других
Если вы создаете резюме или пишете назначение в Google Docs, вам захочется отправить законченную версию, а не редактируемый документ. Для этого загрузите свой документ Google Docs в формате PDF. Эта опция расположена под пунктом “File” (файл) в строке меню, где вы выбираете пункт “Download as…” (загрузить как). У вас есть возможность экспортировать этот документ не только в формате a PDF, но также и в пяти других вариантах: Microsoft Word (.docx), OpenDocument Format (.odt), Rich Text Format (.rtf), Plain Text (.txt) и Web Page (.html, сжатый).
14. Изменение режима просмотра для проверки окончательной версии документа
Вы можете разрешить другим пользователям просматривать ваш документ без редактирования, но бывают моменты, когда вам самим может понадобиться это же. Это может произойти, например, на последней стадии редакции черновика, после того, как вы исправили все ошибки. Выберите “Viewing” (просмотр) из выпадающей панели инструментов в верхнем правом углу для просмотра своего документа без внесения в него каких-либо изменений. Никакие случайные нажатия клавиш не приведут к изменению вашего документа по неосторожности, и ваша кошка, случайно потоптавшись по клавиатуре, не испортит вашу тяжелую работу случайно набранной абракадаброй.
15. Отслеживание изменений с предложениями
Вместо редактирования документа попробуйте функцию “Suggesting” (предложение). Аналогично команде Track Changes (отслеживание изменений) в Microsoft Office, команда “Suggesting” позволяет вам или вашему коллеге редактировать документ без внесения изменений. Все предложения отмечаются особым цветом и отслеживаются на правой боковой панели. На ней вы можете принимать либо отклонять предложенные изменения. Если у вас возникнут вопросы об изменениях, сделанных вашим коллегой, вернитесь к свойству комментариев для обсуждения изменений перед тем, как окончательно сохранить их.
16. Обратное отслеживание с помощью истории изменений
В меню “File” (файл) выберите “See Revision History” (см. историю изменений) для открытия списка изменений, внесенных в документ, в обратном порядке, вплоть до момента его создания. К сожалению, список изменений не очень наглядный, поскольку в нем представлены только дата и время и имя автора изменений. Однако, выбрав команду “Show Changes” (показать изменения), вы можете посмотреть, как документ редактировался для каждой версии, что позволит вам с легкостью восстановить его или сравнить при необходимости с предыдущей версией.
“Быстрые клавиши” и подсказки для ускорения редактирования
17. Изучите “быстрые клавиши”
В Google Docs существует множество “быстрых клавиш” на клавиатуре для ускорения процесса редактирования. И хотя все основные сочетания, типа Control + I в Windows и Command + I в OS X для выделения текста курсивом, включены, имеется ряд характерных для Google Docs “быстрых клавиш” для сведения к минимуму щелчков мыши.
Google предоставляет список всех своих Docs shortcuts (быстрых клавиш для документов), доступный в меню “Help” (справка). Быстрые клавиши разбиты по типам операционных систем, поэтому вам не придется вычислять различные их сочетания для Mac, PC или Chrome OS.
18. Доступ к пунктам меню с помощью быстрой клавиши “Search the Menus” (поиск в меню)
В Google Docs действительно имеется множество быстрых клавиш, но это одна из моих любимых. Это быстрая клавиша “Search the Menus” (поиск в меню), которая работает при нажатии клавиш Alt + / или Command + / нажатия клавиш. Она открывает выпадающий список “Help” (справка) и помещает курсор в поле поиска. Но вы не будете искать популярные ответы, вместо этого вы сможете осуществить поиск во всех меню в Google Docs.
Вводя то, что вы хотите сделать, вы сможете выполнить многое без необходимости утомительного поиска в любом из действующих меню — быстро изменять шрифты, применять форматирование абзацев, вставлять специальные символы, выполнять проверку правописания, а также многое-многое другое.
19. Быстрое добавление ссылки
Любой редактор позволяет вам сделать ссылку на текстовую строку или сетевой адрес (URL), но Google Docs делает ссылку именно на ту страницу, которая вам нужна, немного проще. Конечно, вы можете сделать ссылку на текст, щелкнув “Link” (ссылка) в меню “Tools” (инструменты) в панели меню, но если вы не уверены в сетевом адресе ресурса, введите критерий поиска в поле “Insert Link” (вставить ссылку). Google выполнит быстрый поиск и выдаст вам лучшие результаты, включая результаты поиска в ваших собственных документах.
20. Удаление нежелательного форматирования
Случалось ли вам когда-нибудь случайно вставить в текст то, что отформатировано в другом тексте? Сложно контролировать такое редактирование, и оно неважно выглядит на вашей странице. Для того, чтобы быстро отменить неверное форматирование, выберите “Format” (формат) в панели меню и щелкните “Clear formatting” (очистить форматирование). Вы также можете выделить текст цветом и использовать быстрые клавиши на клавиатуре, Command + .
21. Ускорение написания математических выражений с помощью быстрых клавиш уравнений
Если вы производите расчеты в процессе составления документа, быстрые клавиши уравнений Google Docs помогут сэкономить ваше время. Они не основаны на запоминании специальных нажатий клавиш, поэтому их просто применять с минимальными усилиями. Выберите пункт “Equation” (уравнение) в меню “Insert” (вставка) для размещения нового поля уравнения в своем документе. В нем нужно лишь ввести наименования символов, которые вы хотите включить, со знаком “” перед ними. Сюда включены буквы греческого алфавита, математические операции и символы отношений, а полный список быстрых клавиш вы можете получить в Google Docs Keyboard Shortcuts list (списке быстрых клавиш Google Docs), имеющемся в меню Help (справка).
22. Создание собственных быстрых клавиш
Google Docs позволяет вам создавать свои собственные быстрые клавиши с помощью “Automatic Substitution” (автоматической подстановки) в “Preferences” (глобальных параметрах), которые находятся в выпадающем меню “Tools” (инструменты). Используйте свои личные быстрые клавиши для автоматической подстановки слов или фраз, которые вы периодически используете, имитирующие популярные приложения расширения текста. Другим замечательным применением является добавление слов, которые часто пишутся с ошибками, что позволяет Google Docs автоматически исправлять ваши ошибки без запуска проверки правописания.
23. Настройка автоматического редактирования
Также в ваших опциях “Preferences” (глобальных настройках) находятся три свойства форматирования, которые стоит учитывать в вашей работе. Во-первых, “Use smart quotes” (использование автоматических кавычек) позволяет вам использовать кавычки, которые указывают начало и конец высказывания, а не вертикальные линии. Свойство “Automatically detect links” (автоматически определять ссылки) мгновенно изменит адрес https://zapier.com/ на https://zapier.com/. А свойство “Automatically detect lists” (автоматически определять списки) сделает отступ, когда вы
24. Управление своим личным словарем
Свойство “Personal Dictionary” (личный словарь) аналогично свойству “Automatic Substitution” (автоматическая подстановка): оно позволяет вам использовать имена из “белого” списка или необычные слова, чтобы Google Docs не спрашивал у вас о правописании. Вы можете добавлять слова, подчеркнутые красным, которые Google уже отметил, повторно щелкнув на слове и выбрав “Add to Personal Dictionary” (добавить в личный словарь), или открыть свой “личный словарь” в меню “Tools” (инструменты) и добавить слова вручную.
25. Использование компактного режима отображения
Если вы работаете на маленьком экране, следующая подсказка может стать вашей любимой: выберите в панели меню “View” (вид) и щелкните “Compact controls” (компактные средства управления). Видите разницу? Она незначительна, но места немного больше, и меньше отвлекающих моментов — теперь заголовок документа и панель меню скрыты. Для того, чтобы вернуть их обратно, либо нажмите двойные стрелки в верхнем правом углу, либо сочетание клавиш Control + Shift + F.
26. Настройка параметров страницы
Вам нужна альбомная ориентация вашего документа? А как насчет синего фона? Широких полей? Опция “Page Setup” (параметры страницы) Google Docs под пунктом “File” в панели меню позволяет вам управлять этими опциями, а также изменять размер страницы.
27. Углубленное изучение с помощью Apps Script
Большим плюсом для тех, кто любит практические способы улучшения организации рабочего процесса, является сервис Google Apps Script. Скрипты могут создавать и изменять документы, ускоряя ваше взаимодействие с ними, или могут индивидуально настраивать пользовательский интерфейс Google Docs, размещая в удобном месте наиболее важные для вас инструменты.
Google предполагает, что вы до некоторой степени знакомы с Javascript, перед тем как начать основательно изучать Apps Script, а также предлагает некоторые бесплатные курсы, которые работают для начинающих. Однако если вы уже освоились с Javascript, Google предлагает вам руководство по оптимальному использованию документов со скриптами.
Средства проверки правописания для учащихся
28. Получение определений и синонимов
Мы уже рассматривали инструмент “Research” (исследование) и то, как его использовать для нахождения и вставки изображений в ваш документ. Но он также может помочь в поиске определений, синонимов и антонимов, используя поиск в “Dictionary” (словаре). При том, что запись словаря для каждого слова достаточно мала, поиск по словарю поможет вам не закрывать документ для поиска на другом сайте, что действительно сильно снижает продуктивность работы.
29. Ссылки на научные статьи
Поиск “Scholar” (научный) в боковой панели “Research” (исследование) может предоставить вам источники для вашей научной работы или задания. Результаты получаются урезанными, но Google Docs может предоставить вам некоторые из наиболее часто цитируемых работ по данной теме или по ключевому слову.
Выберите результат для чтения исходного документа и посмотрите, сколько людей уже сослались на него в Google Docs. Если вы решили использовать этот источник в своем документе, боковая панель “Research” (исследование) автоматически добавит ссылку в предпочтительном для вас формате — либо в виде сноски, либо в виде соответствующей ссылки.
30. Нахождение известных цитат
К месту использованные цитаты могут сослужить хорошую службу, доводя ваш аргумент до читателя, но поиски общих цитат могут оказаться ненадежными. Поиск “Quotes” (цитаты) в боковой панели поиска дает меньшее количество цитат, но более качественный результат их поиска, и вы можете проверить источники каждой цитаты для определения ее надежности.
Если вы соберетесь вставить цитату в свой документ, выберите Insert (вставка) в боковой панели Research (исследование). И вновь Google Docs автоматически включит ссылку в предпочтительный формат, на этот раз связывая сайт с цитатой в сноске.
31. Добавление ссылок на сноски
Вероятно, большинство ваших источников будут из книг и статей, которые вы где-то нашли. В этом случае вам потребуется создать свои собственные ссылки. Вот где пригодится инструмент вставки “Footnote” (сноска): Google Docs автоматически не генерирует ссылку на сноску так, как он делает, когда вы добавляете источник из боковой панели “Research” (исследование), а вместо этого помещает надстрочный индекс в ваш текст, который связывается с пустой ссылкой в нижнем колонтитуле.
Подсказка: Наряду с вашими обычными сносками нижние колонтитулы ваших страниц теперь могут включать уникальный текст — или отсутствие текста — на главной странице, и вы можете выбирать, как должна, по-вашему, выглядеть нумерация страниц. Оба варианта выполняются в меню Insert (вставка).
32. Сборка содержания
Содержание предназначено не только для учебников, и его создание может оказаться действительно утомительной задачей. К счастью, Google Docs автоматически создает содержание для вашего документа в меню “Insert” (вставка).
Добавьте “Headings” (заголовки) к главам документа или к его разделам с помощью выпадающего меню “Paragraph Styles” (стили абзацев), и Docs добавит их в содержание документа. Если читатели просматривают ваш документ в Интернете, его содержание будет связано ссылками с различными разделами документа.
33. Полный перевод вашего документа
Google Docs переведет ваш документ на десятки различных языков с помощью меню Tools (инструменты). Переводы Google нельзя назвать совершенными, поэтому не полагайтесь исключительно на Docs в плане перевода, но это может оказаться полезным, если вы читаете документ на иностранном языке, и вам требуется помощь. Translate Document (перевод документа) создает новую, переведенную версию оригинала документа, поэтому это средство не очень подходит для создания соответствующих переводов. К счастью, для этих целей имеется надстройка.
Дополнительные возможности с надстройками и интегрированными свойствами
34. Перевод отдельного слова или фразы
Translate add-on (надстройка перевода), которая находится в хранилище настроек Google Docs, позволяет перевести лишь одно слово или фразу, а не весь документ целиком.
К сожалению, надстройка перевода ограничена только пятью языками, поэтому если вам нужно сделать перевод на итальянский, корейский, финский или любой другой язык, наиболее подходящий для вас вариант — это встроенный перевод документа.
35. Обзор хранилища надстроек
Выберите “Get Add-ons” (получить надстройки) в меню “Add-ons” (настройки) для перемещения по Google Docs Add-ons store (хранилищу надстроек Google Docs). Некоторые из наиболее популярных надстроек будут перечислены на главной странице, но вы также можете выполнить поиск в категориях, таких как Education (образование), Business Tools (бизнес-средства) и Productivity (производительность). Если вы не находите того, что вам нужно, попробуйте воспользоваться поиском по ключевым словам.
Как только вы установили надстройку, вы можете получить к ней доступ из меню “Add-ons” (надстройки). Однако стоит отметить, что большинство надстроек предоставляют третьи стороны-разработчики, и, в то время как некоторые надстройки действительно значительно повышают производительность, многие не могут работать так, как об этом сказано в рекламе.
36. Редактирование документов Microsoft Office
Одной из наиболее полезных надстроек является Office Editing by Google (редактирование документов Office с помощью Google). В действительности это расширение Google Chrome, поэтому вы будете ограничены использованием браузера Chrome, но он легко интегрируется с Google Docs для работы с файлами Microsoft Office. без этой надстройки вы можете просматривать файлы Office, но не можете редактировать их.
Функции редактирования ограничены, если вы находитесь в режиме совместимости с Office (Office Compatibility Mode), но как минимум у вас имеется определенный доступ к вашим документам DOCX без задействования Microsoft Office. Если вам требуется полная функциональность Google Docs, вы можете сохранить копию оригинала своего файла в совместимом формате.
37. Автоматическое сохранение приложений к электронной почте в виде файлов Google Docs Files
Google Docs описывает ускорение процесса создания документов. Значительная часть этого состоит в том, чтобы ваши документы были доступны в любом месте, чтобы они собирались в одном месте вместо того, чтобы их устаревшие копии хранились бы в вашем почтовом ящике, на флэшке и еще где угодно.
Используя Zapier, средство интеграции приложений, вы можете автоматически копировать любое прикрепленное к письму вложение, которое поступает в ваши входящие письма на Google Drive, что позволит вам редактировать его в любое время в Google Docs.
38. Улучшение внешнего вида ваших документов с помощью шаблонов
Одним из наиболее недостаточно используемых средств Google Docs является Template Gallery (галерея шаблонов). Выбор возможен из сотен качественно отформатированных шаблонов, и каждый шаблон открывается в Google Docs в виде нового файла. Хотя галерея шаблонов явно склоняется в сторону создания счетов и резюме, имеется огромный набор шаблонов в различных категориях.
39. Получение дополнительных шрифтов
Возможно, вы уже знакомы с веб-шрифтами с открытым исходным кодом, предоставляемыми Google Fonts. Теперь каждый из этих шрифтов с открытым исходным кодом доступен в Google Docs.
В выпадающем меню “Font” (шрифт) щелкните “More Fonts” (дополнительные шрифты). Ищите шрифты по типу — такие как шрифты с засечками, без засечек и рукописные шрифты, и сортируйте их в алфавитном порядке или по популярности. Добавляйте шрифт, выбирая его из списка шрифтов, а удалять шрифты вы можете из своего личного запаса, нажав “X” рядом с названием шрифта в списке справа. Все добавленные шрифты отображаются в выпадающем меню “Font” (шрифт) и могут использоваться в вашем документе, как и любые другие шрифты.
40. Пишите на любом языке (почти)
Google Docs не связан только английским языком. Для изменения языка своего документа выберите Language (язык) в меню File (файл). Конечно, вы увидите множество языков, в которых используется тот же алфавит, что и в английском, но также будет и много других, с которыми работать будет практически невозможно без специальной клавиатуры.
41. Автоматический импорт и экспорт документов
Более подробную информацию см. в Google Drive integrations на базе Zapier
Возможно, вы полагаетесь на Google Docs, но предпочитаете для своих файлов другое приложение облачного хранения данных, такое как Dropbox, Box или Onedrive. Не беспокойтесь, вы можете продолжать работу с текстами в Google Docs, даже если вы не связаны с Google Drive.
Снова используя сервис интеграции приложения Zapier, вы можете начать автоматическую отправку файлов из одного сервиса облачного хранения в другой. Например, возьмем Dropbox и Google Drive: создайте интеграцию Zapier для автоматического копирования новых файлов Dropbox на Drive, или используйте интеграцию, при которой файлы Drive копируются на Dropbox. При этой настройке вы также можете выбирать определенные папки у провайдера своего облачного хранилища и использовать множественные интеграции Zapier для сихронизации обоих сервисов.
42. Воспользуйтесь преимуществами автономного редактирования
Автономное редактирование позволяет вам сохранять копию вашего документа на своем устройстве для редактирования, пока вы не подключены к Интернету, и ваш документ будет синхронизирован, когда вы снова окажетесь в сети. Автономное редактирование может показаться некоторым пользователям старомодным, но это действительно нечто, если у вас нет соединения с Интернетом 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Вам придется использовать Chrome для выполнения автономной работы, и лучше всего использовать только один аккаунт Google для каждого профиля Chrome. В меню Chrome вам нужно зарегистрировать свой аккаунт Google. Автономный доступ автоматически включится в следующий раз, когда вы зайдете на Google Docs.
Этот список несколько лет назад мог быть вдвое короче, но команда, разрабатывающая Google Docs, продолжает выпускать новые средства и усовершенствования. Поэтому данные советы — это далеко не полный список возможностей: например, отсутствуют опции “Find & Replace” (поиск и замена слова) или “Insert Table” (вставка таблицы) — два очень удобных свойства для профессионалов.
Какое из средств Google Docs вам показалось наиболее полезным в вашей работе? Какими подсказками мы забыли поделиться?
© 2015 Interweb Pro — Разработка мобильных приложений и веб-сайтов, аналитика, стартапы
medium.com